Datenschutz für Flare OS

Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich ist Flare Management. Die vollständigen Angaben zur verantwortlichen Person, Anschrift und elektronischen Kontaktadresse stehen im unmittelbar erreichbaren Impressum von Flare Management. Über diesen Kontakt können auch Datenschutzfragen und Anträge gestellt werden.

Zugang und Sicherheit

Für persönliche Zugänge werden Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Aktivstatus, ein Passwortprüfwert und der Stand gültiger Sitzungen verarbeitet. Passwörter werden als Prüfwerte gespeichert. Fehlgeschlagene Anmeldeversuche werden zur Begrenzung wiederholter Versuche ausgewertet. Änderungen werden zur Nachvollziehbarkeit mit Benutzerkennungen protokolliert.

Die Verarbeitung dient der Bereitstellung und Absicherung der Arbeitsplattform. Soweit für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich, erfolgt sie auf Grundlage von § 26 Absatz 1 BDSG. Für die Sicherheit und Organisation der Plattform besteht ein berechtigtes Interesse gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO.

Geschäftskontakte und Zusammenarbeit

Verarbeitet werden die eingetragenen oder importierten Kontakt- und Profildaten, Zuständigkeiten, Kooperationen, Notizen und Geschäftskorrespondenz. Finanzansichten sind auf die Geschäftsführung beschränkt. Die Daten dienen der Betreuung von Geschäftspartnern und der Durchführung von Kooperationen.

Bei einem Vertrag mit der betroffenen Person oder vorvertraglichen Maßnahmen auf deren Anfrage kommt Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO zur Anwendung. Im Übrigen wird die erforderliche geschäftliche Kontaktpflege anhand des berechtigten Interesses nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO beurteilt. Die Zulässigkeit von Werbemails ist zusätzlich gesondert zu prüfen. Bei Daten aus anderen Quellen informiert Flare die betroffenen Personen über Herkunft, Verwendung und ihre Rechte, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift.

Dienstleister, Postfach und Textvorschläge

Die Plattform wird auf Infrastruktur von Hetzner betrieben. Technische Betreuung erfolgt im Auftrag von Flare. Berechtigte technische Dienstleister können dafür im erforderlichen Umfang Zugriff erhalten.

Wer sein Microsoft-Postfach verbindet, erteilt delegierte Lese- und Versandberechtigungen. Die Plattform liest für den Abgleich auch Nachrichtenkennungen und Konversationsmetadaten des Posteingangs. Zugeordnete Antworten und freigegebene Versandstände werden gespeichert. Die erteilte Leseberechtigung ist weiter als die Auswahl der tatsächlich verwendeten Konversationen. Zugangstoken werden verschlüsselt gespeichert; die Verbindung kann getrennt werden. Die Daten im Microsoft-Postfach werden dadurch nicht gelöscht.

Bei der angeforderten Erstellung von Textentwürfen oder Antwortvorschlägen werden begrenzte, aufgabenbezogene Angaben an die Anthropic-API übermittelt. Auch reduzierte Angaben und Freitext können personenbezogen sein. Die Vorschläge bedürfen menschlicher Prüfung; die Plattform trifft daraus keine selbstständigen Entscheidungen über betroffene Personen. Persönlich gespeicherte Schreibpräferenzen betreffen Formatmerkmale und können zurückgesetzt werden.

Bei optionaler Nutzung des Asana-Imports werden die freigegebenen Projekte gelesen und die ausgewählten Angaben erst nach Prüfung übernommen. Für die angeschlossenen Dienste gelten deren vereinbarte Verarbeitungsbedingungen. Verarbeitungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums sind dabei möglich; die dafür geltenden Garantien und Informationen zu Empfängern können über den Datenschutzkontakt angefordert werden. Deutsches Hosting allein schließt solche Übermittlungen nicht aus.

Cookies und lokale Inhalte

Die Anmeldung verwendet technisch erforderliche Cookies, unter anderem für die Sitzung und den Schutz von Anmeldevorgängen. Eine Sitzung ist für höchstens sieben Tage vorgesehen; serverseitiger Widerruf kann sie früher beenden. Für diese notwendigen Speicherzugriffe gilt § 25 Absatz 2 TDDDG. Die Plattform bindet die verwendeten Schriften lokal ein und verwendet keine Werbe- oder Analyse-Tracker.

Speicherdauer und Löschung

Geschäftsdaten werden aufbewahrt, solange sie für den jeweiligen Zweck oder zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind. Bei einem Antrag wird zwischen weiter benötigten Nachweisen und zu löschenden Daten unterschieden. Eine Zugangssperre ist keine vollständige Löschung personenbezogener Inhalte.

Betroffenenanträge umfassen bei Bedarf auch Notizen, Korrespondenz und protokollierte Angaben. Sicherungen unterliegen einem gesonderten Aufbewahrungs- und Zugriffskonzept. Nach einer Wiederherstellung sind bereits entschiedene Löschungen und Widersprüche erneut zu berücksichtigen. Auskünfte über die im Einzelfall maßgeblichen Kriterien und Fristen erteilt der Datenschutzkontakt.

Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit. Einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie nach Artikel 21 DSGVO widersprechen. Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, kann diese für die Zukunft widerrufen werden.

Sie können sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für den Standort Köln ist dies insbesondere die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen. Anträge an Flare sind über den oben genannten Kontakt möglich.